Selon les chiffres rapportés par InboxDetox, nous passons en moyenne 1h45 à gérer nos courriels chaque jour, soit près du quart d’une journée de travail! Bien qu’il soit difficile de connaître avec exactitude toute l’emprise qu’exercent les courriels dans notre emploi du temps professionnel, il est possible de les gérer efficacement… avec un peu de rigueur! Voici donc quelques conseils pour vous aider bien les gérer et ainsi améliorer votre productivité.
1. Consultez vos courriels à des moments spécifiques
Consacrez un moment prédéterminé de votre journée à la lecture et l’envoi des courriels. Cela peut être 10 minutes toutes les heures ou encore 30 minutes en avant-midi et 30 autres en après-midi. Évitez tout simplement d’être constamment en train de consulter votre boîte courriel : vous perdez un temps fou à retrouver la concentration que vous avez perdue afin de lire deux ou trois messages plus ou moins importants à ce moment-là de votre journée…
Certains vous diront de ne pas commencer votre journée en lisant et en répondant aux courriels que vous avez reçus la veille. Ce conseil ne peut cependant pas s’appliquer à tous les types d’emploi. L’idée est que, peu importe votre secteur d’activité, vous devez éviter d’être l’esclave de votre boîte courriel. Accordez des périodes spécifiques à sa gestion et respectez ces périodes autant que possible.
Toutefois, il est important de demeurer réactif en vous engageant à répondre à vos courriels dans un délai raisonnable pour le bon fonctionnement de vos relations d’affaires, en vous fixant par exemple une règle comme, «répondre à un courriel dans les 24h».
2. Désactivez les alertes
Une des raisons pour lesquelles vous êtes sans cesse en train de consulter vos courriels est que vous recevez des alertes. Votre téléphone émet un son. Votre écran d’ordinateur fait apparaître une fenêtre qui disparaît aussitôt. Non seulement la tentation est forte d’aller consulter ces messages, mais la simple alerte vous fait perdre le fil.
Désactivez les sons, les lumières qui scintillent et les alertes qui s’affichent à l’écran. Vous ne vous en porterez que mieux et serez alors mieux en mesure d’appliquer le conseil précédent!
3. Créez une signature automatique
Une chose qui vous fait perdre un temps précieux est de devoir écrire vos coordonnées chaque fois que vous vous adressez à une personne inconnue qui doit entrer en contact avec vous par téléphone ou par la poste. Il existe une façon bien simple de pallier le problème : créez-vous une signature automatique qui comprend toutes ces coordonnées. Vous sauverez assurément plusieurs minutes… et éviterez les erreurs de frappe ou d’inattention qui pourraient vous faire perdre encore plus de temps!
4. Soyez affirmatif dans vos réponses
Ne démarrez pas de longues chaînes de courriel avec tous vos contacts. Si vous devez fixer un rendez-vous, par exemple, proposez clairement des options à votre interlocuteur et demandez-lui d’en choisir une. Plus vous êtes précis et affirmatif, plus vous limiterez les échanges superflus, plus vous sauverez du temps.
5. Téléphonez!
Tout ne peut pas être résolu facilement par courriel. Lorsqu’un sujet vous paraît trop complexe à aborder par écrit, que le texte ne tient pas en quelques paragraphes simples ou que vous n’arrivez pas à formuler clairement les choses, décrochez le combiné et téléphonez! Tout sera réglé en quelques minutes de conversation téléphonique.
Évidemment, vous pourriez vouloir conserver une trace de votre conversation. N’hésitez pas à envoyer un bref courriel qui résume les grandes lignes de ce que vous avez convenu avec votre interlocuteur au téléphone.
6. Soyez précis dans l’objet de votre courriel
Lorsque vous écrivez un message, c’est qu’il y a une raison de le faire. C’est cette raison qui doit être citée dans l’objet de votre message. Si vous avez une question à poser concernant votre paie, n’écrivez pas «Question» comme objet du message! Écrivez plutôt «Paie du 16 septembre» : si vous avez éventuellement besoin de faire des recherches dans vos archives, vous risquez de retrouver ce courriel beaucoup plus vite et de sauver un temps fou!
7. Utilisez un gestionnaire de courriels
Lorsque c’est nécessaire, n’hésitez pas à avoir recours à du soutien externe. Il existe des applications très bien faites et gratuites, comme Mailbox, qui vous offrent de l’aide pour effectuer diverses actions allant de l’archivage à la lecture en passant par la priorisation des courriels que vous recevez.
D’autres conseils et astuces que vous appliquez au quotidien? Laissez-nous un commentaire!
