PME et productivité : 10 techniques efficaces pour gagner du temps au quotidien | Combustible
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Aujourd’hui la productivité est au cœur de toutes les conférences et de toutes les formations en entreprise. Chacun cherche à travailler mieux et surtout à doper ses résultats tout en conservant les mêmes ressources. C’est un enjeu d’autant plus important pour les petites entreprises qui doivent rentabiliser rapidement leur temps et leurs investissements. Nous avons réuni pour vous 10 techniques avérées pour booster votre productivité ainsi que celle de vos collaborateurs.

1.      Opter pour des directives et des objectifs clairs

La productivité commence d’abord par soi-même. En tant que chef d’entreprise ou cadre, vous incarnez un modèle pour vos collaborateurs et vous devez par conséquent trouver des moyens efficaces pour développer votre productivité. Vous pourrez ainsi par la suite plus facilement transmettre votre expérience à vos collègues.  Pour développer leur productivité générale, vos employés auront besoin de directives claires : n’hésitez pas à leur transmettre des objectifs précis pour l’année, le mois ou la semaine à venir. Établir des priorités est une manière efficace d’avancer dans le bon sens et en équipe.

 

2.      Commencer par la tâche la plus importante en premier

Trop souvent, on commence la journée par consulter ses courriels ou encore pire, en passant son temps sur les réseaux sociaux. Il faut comprendre que les heures les plus productives de la journée résident dans les toutes premières heures, et c’est donc très justement le moment idéal pour s’atteler à une tâche importante. Que ce soit la plus conséquente tâche à finir de la semaine ou au contraire un élément plus anodin qui traîne depuis bien trop longtemps sur votre to-do list, utilisez les premières heures de la journée pour vous en occuper. Pour se faire, vous devez vous déconnecter de toutes distractions le temps de réaliser votre mission : coupez votre téléphone si possible, ne regardez pas vos courriels entrants et fermez la porte de votre bureau. Plus vite vous aurez fini, plus vite vous pourrez passer à autre chose.

Le premier avantage de cette technique est que vous aurez rapidement accompli l’une des tâches les plus pénibles de votre planification, et cela vous motivera forcément pour le reste de la journée. Le deuxième avantage est que vous effectuerez cette tâche au maximum de vos capacités et de votre concentration, ce qui vous fera gagner un temps précieux sur votre organisation.

 

3.      Faire les tâches qui prennent 2 minutes tout de suite

Au contraire, certaines tâches devraient être traitées immédiatement. C’est le cas de certaines petites missions qui vous prendraient moins de 2 minutes à être réalisées. Si vous n’êtes pas sur un gros dossier qui demande votre entière concentration, appliquez-vous à réaliser les petites tâches de manière immédiate, car le fait de les reprogrammer à plus tard vous prendrait au final plus de temps. Surtout si l’un de vos collègues vous a déjà interrompu avec sa requête, autant lui rendre service le plus vite possible afin que personne ne perde de temps inutile dans le processus.

 

4.      Prendre en compte les temps forts de concentration de la journée

Il faut comprendre que nous ne sommes pas forcément concentrés de la même façon tout au long d’une journée. Certains intervalles de temps sont plus ou moins productifs et il convient de bien se connaître soi-même, car nous avons tous des cycles différents. Il y a cependant quelques généralités à connaître tout de même : il est par exemple plus difficile de se concentrer en période de digestion, après le déjeuner notamment. Nul besoin par exemple de culpabiliser si vous avez du mal à vous concentrer et à être rigoureux en début d’après-midi ; prévoyez simplement des tâches qui demandent moins de concentration ou qui seront réalisées plus rapidement ou plus facilement. Le tout est de connaître son propre rythme pour ne pas entraver son propre équilibre et ainsi planifier sa journée en fonction de ses forces et de ses faiblesses.

Par ailleurs, les recherchent montrent qu’on a tendance à être moins concentré après avoir travaillé sur la même tâche plus de 90 minutes. Veillez à donc respecter des pauses régulières toutes les 90 minutes pour restaurer vos facultés de concentration.

technique pomodoro

Source : http://elvindantes.com/image/117698995545

 

5.      Stop au perfectionnisme

Pour développer sa productivité, il est nécessaire de limiter ses pulsions perfectionnistes. Bien sûr, en tant que cadre vous vous devez de donner l’exemple et de réaliser des tâches au mieux de vos capacités, mais la perfection est une illusion et passer une heure de plus à peaufiner un dossier ne le rendra jamais « parfait ». Apprenez donc à vous détacher de certains résultats, non pas pour bâcler votre travail, mais pour travailler de manière plus efficace. Par exemple, si vous avez rédigé un écrit : plutôt que de le relire plusieurs fois de suite pour en rechercher les éventuelles erreurs, passez à autre chose et relisez-le plus tard dans la journée, ou si possible le lendemain. Le fait de relire vos écrits « à froid » vous donnera un recul nouveau et vous permettra de distinguer des erreurs que vous n’auriez jamais trouvées pendant la première ébauche.

Par ailleurs, certaines tâches ne demandent pas forcément à être parfaites ; les courriels ou les comptes rendus de réunion par exemple ne demandent pas la même rigueur que les commandes aux fournisseurs. De la même façon, n’hésitez pas à automatiser certaines tâches, comme la rédaction de vos courriels par exemple ; car on a souvent tendance à rédiger les mêmes formulations, presque mot pour mot. Créez-vous une librairie de courriels types pour répondre plus facilement aux demandes courantes et répétitives.

 

6.      Limiter au maximum les réunions

Les réunions tuent la productivité et de plus en plus d’entreprises s’interrogent sur leur utilité sur le long terme. S’il est vrai que vos équipes ont besoin de se réunir pour avancer sur certains projets, vous pouvez également encourager une communication différente. Par exemple, vous pouvez privilégier les groupes de travail qui pourront s’organiser de manière indépendante au reste des équipes et ainsi gagner en productivité. Une autre bonne astuce est de mettre en place l’utilisation de logiciels de management de projets qui permettront de surveiller le bon avancement des choses sans avoir à se réunir fréquemment.

effective meeting

Source : http://1001startups.fr/reunion-productive/

 

7.      Avoir une hygiène de vie adaptée

Une des clés de la productivité est l’hygiène de vie. Si vous ne pouvez bien évidemment pas contrôler la vie personnelle de vos équipes, vous pouvez par contre mettre à disposition certaines commodités pour contribuer à l’hygiène de vie de vos collaborateurs. Plusieurs entreprises mettent en place des salles de gym par exemple ; car il est prouvé que l’exercice physique améliore les compétences de manière générale et contribue également à prévenir les risques musculo-squelettiques et les accidents du travail. De plus, si votre entreprise est excentrée et ne se trouve pas à proximité de restaurants ou de supermarchés, pourquoi ne pas réfléchir à proposer un service de restauration équilibrée ou bien de mettre à disposition des micro-ondes par exemple pour que les employés qui apportent leur déjeuner puissent réchauffer leurs plats. Bien sûr vous pouvez avoir d’autres idées pour contribuer à la bonne hygiène de vie de vos collaborateurs et par la même occasion, développer leur satisfaction et leur implication générale dans votre entreprise.

gym

Source : http://www.leblogdeco.fr/un-conseil-ne-regardez-pas-les-nouveaux-bureaux-de-google-a-tel-aviv/google-office-tel-aviv-10/

 

Certaines entreprises mettront en place des cours de yoga ou de sophrologie ou encore des séances de massage pendant les pauses déjeuner pour limiter le stress chez leurs collaborateurs.

 

8.      À bas les distractions

De manière générale, les distractions sont les ennemis de la productivité, et elles sont nombreuses ; notifications de courriels, irruptions soudaines de collègues dans votre bureau, coups de téléphone intempestifs… Ces interruptions quotidiennes viennent non seulement perturber votre travail, mais également votre motivation générale, impliquant directement la fatigue morale et le stress. Il convient donc de limiter au maximum les distractions et d’inciter vos collaborateurs à avoir la même discipline pour généraliser les bons comportements au sein de vos équipes.

De la même façon, vous pouvez aussi décider de limiter l’accès aux réseaux sociaux ou à certains sites web si possible (eBay, Amazon, etc.). Cela peut paraître un peu radical, mais il est certain que ces distractions ont des conséquences directes sur la capacité de concentration, la motivation et la productivité générale de vos équipes. En effet, il est tellement naturel de vouloir consulter tel ou tel site après avoir reçu un courriel par exemple. De cette manière, vous limitez ce type de réaction et vous renforcez le contrôle sur les distractions potentielles.

distractions

Source : https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-focus-at-work#sm.0001i5k7l6jhmd8lqz81mrkis61d8

9.      Une bonne ambiance de travail

En complément, vous pouvez contribuer à instaurer une bonne ambiance de travail au sein de votre entreprise. Cela passe d’abord par l’organisation des bureaux ; des espaces de travail trop bruyants par exemple, ou mal éclairés peuvent nuire gravement à la concentration des personnes. Veillez donc à ce que toute problématique de ce type soit prise en compte et solutionnée : nuisances sonores, éclairage insuffisant, mauvaise ergonomie des postes de travail et des sièges, ambiance et décoration générale désuète et tout ce qui pourrait empêcher les personnes d’exercer leur travail dans les meilleures conditions possible. Cela peut tout simplement passer par une décoration plus conviviale ou plus naturelle avec la disposition de plantes vertes ou de végétaux.

Certaines entreprises mettent également d’autres moyens pour favoriser la bonne entente et une ambiance agréable et ainsi développer l’implication des collaborateurs : cela peut par exemple passer par la mise en place de tables collaboratives pour favoriser les réunions d’équipe, ou par la création d’un espace détente pour que les employés se rencontrent et puissent discuter pendant les pauses, des crèches d’entreprises pour les parents qui ont des problématiques de garde de leurs enfants ou même des espaces-dortoirs pour ceux qui aiment faire la sieste pendant leur pause déjeuner ! En bref, le ciel est la limite et vous pouvez appliquer ces quelques idées à vos propres contraintes et à la personnalité spécifique de votre entreprise.

ambiance de travail

Source : https://careers.google.com/intl/fr_fr/locations/dublin/

À noter également que trop d’entreprises contraignent leurs employés à des horaires précis. Or, il a été prouvé qu’une plus grande flexibilité dans les horaires et dans les conditions de travail pouvait augmenter non seulement la productivité, mais aussi l’implication des employés. De plus, le fait d’avoir des horaires plus flexibles responsabilise les personnes et diminue les effets de présentéisme au travail ; il n’y a en effet aucun intérêt à avoir des journées à rallonge qui augmentent à terme le stress ainsi que le manque de sommeil.

 

10. Avoir les bons outils et les équipements adéquats

Réfléchissez à automatiser certaines tâches, que cela soit par l’achat d’un logiciel ou la mise à jour de vos équipements. N’hésitez pas à analyser vos processus et vos unités de production : pourraient-ils être améliorés par l’achat d’équipements complémentaires ? Certains de vous outils sont-ils obsolètes ou demanderaient-ils une maintenance exceptionnelle ou une mise à jour ? Ce n’est que lorsque vous commencerez à répondre à ces questions que vous pourrez définir des actions pertinentes à mettre en place ; de la sous-traitance par exemple pour libérer vos équipes de certaines tâches compliquées ou gourmandes en temps, ou l’achat de nouveaux matériels. N’hésitez donc pas à solliciter vos équipes afin de connaître les contraintes qui sont directement liées à leur productivité ou même à faire intervenir un groupe d’audit extérieur pour répondre aux questions plus techniques. Ce type de réflexion orientée croissance et développement vous permettra non seulement de gagner en productivité, mais également de réaliser des économies importantes à terme qui pourraient avoir une influence non négligeable sur votre rentabilité.

 

Si vous souhaitez véritablement développer la productivité au sein de votre entreprise, celle-ci doit être au centre de vos préoccupations. C’est en mettant en place différentes actions et en ayant une véritable réflexion autour des problématiques liées à la concentration et au bien-être au travail que vous pourrez effectivement trouver les solutions adéquates à votre secteur d’activité et au caractère spécifique de votre PME. N’oubliez pas encore que ce n’est qu’en mesurant vos résultats que vous pourrez avoir des données de référence et que vous pourrez piloter les conséquences des différentes décisions prises en rapport avec votre productivité.

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