Avec la montée en puissance du mobile, les entreprises sont aujourd’hui confrontées à de nouvelles réalités organisationnelles. La gestion de la mobilité d’entreprise dans ce cadre est un nouveau challenge qui n’est pas uniquement réservé aux grandes entreprises. En effet, la mobilité est à l’heure actuelle un des critères les plus importants pour développer une différenciation et un avantage concurrentiel sur le marché. Mais quels sont les bénéfices concrets et pratiques que peut apporter une réelle gestion de la mobilité pour votre petite entreprise ? Et comment prévenir les limites éventuelles d’un tel système afin d’en assurer un ROI cohérent ?
En quoi consiste la gestion de la mobilité pour une entreprise ?
La gestion de la mobilité pour une entreprise regroupe les techniques et les actions mises en place afin de pouvoir faire bénéficier à ses employés d’un accès mobile à leurs fichiers professionnels, que cela soit via leurs smartphones ou leurs tablettes. L’objectif étant évidemment de pouvoir ainsi travailler à distance et exécuter certaines tâches en dehors des locaux de l’entreprise. Une telle mission demande d’avoir non seulement une stratégie adéquate, mais aussi un système et une plateforme pouvant garantir la sécurité des échanges tout en octroyant une totale accessibilité aux utilisateurs.
La gestion de la mobilité évolue donc autour de trois piliers fondamentaux :
- La gestion des appareils mobiles
- La gestion des applications mobiles
- La gestion des données mobiles
Ces trois aspects détermineront en effet la pérennité d’une telle mise en œuvre, en régulant non seulement les accès aux informations mais en contrôlant à distance les risques et les brèches de sécurité, tout en pilotant les appareils et les applications utilisées. Tout cela est rendu possible grâce à des process de cryptage des données et de certificats d’identification, ainsi que par l’utilisation indispensable d’antivirus performants pour protéger au mieux les utilisateurs.
Dans ce domaine de la gestion de la mobilité en entreprise, on entend souvent parler de BYOD (« Bring your own device ») ou de PAP en français (« Prenez vos propres appareils »), qui consiste assez simplement à utiliser son matériel mobile personnel à des fins professionnelles. Ce cas de figure permet en général aux entreprises de réduire significativement les coûts d’investissement, mais s’avère sur le long terme bien plus difficile à gérer en termes de sécurité. Même si cette pratique est pourtant assez généralisée notamment au sein des PME et des petites entreprises, elle n’en reste pas moins très risquée pour la protection des données si l’on considère la difficulté de surveiller un parc mobile de cette nature.
Comme le résume l’infographie ci-dessous, la gestion de la mobilité en entreprise peut se comprendre en deux phases distinctes : celle de la mise à disposition d’appareils mobiles tels que les smartphones ou encore les GPS, et celle de l’intégration des ressources via un système de cloud permettant d’accéder à toutes les informations internes, et ce à tout moment.
Quels bénéfices pour votre PME ?
La gestion de la mobilité pour votre entreprise peut vous amener de nombreux avantages en termes de gestion et d’organisation, mais aussi et surtout en termes de croissance pour votre activité.
1) Un soutien à la productivité
L’avantage le plus évident à la mobilité est pour les employés de bénéficier d’une productivité accrue. Grâce à des outils modernes, ils peuvent accomplir certaines tâches qui étaient alors plus contraignantes, et accéder à des informations plus rapidement au moment exact où ils en ont besoin. Cette réalité est d’autant plus importante pour les fonctions commerciales qui se déplacent fréquemment et qui ont besoin d’un accès aux données de l’entreprise afin de répondre efficacement à leurs clients. À titre d’exemple, on peut également imaginer le cas de figure où un gestionnaire parti en déplacement pourra gérer ses affaires courantes à distance et ainsi piloter ses projets et ses équipes facilement, même à distance.
C’est cette possibilité de pouvoir travailler n’importe où et n’importe quand qui permettra de rentabiliser les heures « creuses » de déplacement par exemple, mais aussi de pouvoir faire preuve d’une plus grande souplesse d’organisation, tout en assurant une efficacité optimale des équipes. De plus, certaines fonctionnalités nouvelles peuvent aussi permette d’appuyer encore davantage cette productivité : la vidéo, par exemple, peut permettre d’organiser des réunions à distance. Certaines applications très fonctionnelles peuvent également permettre de mettre en place une organisation plus pointue (calendrier, gestion des tâches) et une communication plus fluide entre les collaborateurs (vidéoconférence, gestion de projets).
2) Des données toujours pertinentes grâce au partage d’informations en temps réel
En plus d’un accès possible à distance, l’intérêt d’une bonne gestion de la mobilité en entreprise est également de pouvoir accéder à des informations mises à jour en temps réel. Cela peut être particulièrement important pour certaines entreprises évoluant sur des marchés très changeants et où le facteur temps est primordial. Partager les données sur un cloud permettra donc à toutes les équipes concernées de bénéficier des informations les plus récentes, comme les données de stocks par exemple, afin de communiquer plus efficacement avec les collaborateurs ou avec la clientèle.
La mise à jour des données peut également être un véritable atout concurrentiel. Un tel système permettra une remontée d’informations beaucoup plus rapide, et cela peut devenir particulièrement intéressant dans le cadre d’une complication chez un client par exemple. L’information transmise en temps réel permettra de résoudre les problèmes plus rapidement afin de garantir au maximum la satisfaction client en réduisant les temps de réaction auparavant trop longs.
3) Un temps de travail plus souple pour une motivation globale accrue
Le fait de pouvoir accéder à ses courriels professionnels ou à ses dossiers via le cloud, permet non seulement d’être plus efficace mais également de bénéficier d’un temps de travail beaucoup plus souple. Ainsi, on peut tout à fait imaginer que votre entreprise propose des horaires de travail aménagées pour ses employés, étant donné que ceux-ci peuvent rester connectés à tout moment. Cette nouvelle liberté aura évidemment un impact très positif sur le taux de motivation globale de vos équipes, et pourra même potentiellement contribuer à la baisse du turn over dans votre entreprise à terme.
4) Un investissement maîtrisé pour une efficacité améliorée
Enfin, et si la mise en place d’une telle gestion peut effectivement s’avérer coûteuse au départ, les bénéfices de productivité et d’efficacité permettront de très rapidement compenser les investissements grâce à un ROI important. Selon cette étude de VMware auprès de 1182 dirigeants, les entreprises participantes ayant mis en place un plan de gestion de la mobilité ont connu un ROI moyen très impressionnant de 150%. De manière générale, les investissements pour ces entreprises sont donc relativement vite compensés par les bénéfices économiques qui en résultent. Les trois schémas suivants, issus de cette étude, permettent de comprendre les avantages financiers relatifs à une telle mise en place et à l’augmentation des opportunités qu’elle représente :
En conclusion, les bénéfices d’une gestion de la mobilité sont nombreux et c’est un investissement qui semble être un véritable atout dans la croissance des entreprises. Sans oublier qu’il s’agit d’une tendance grandissante qui n’est pas prête d’arrêter son évolution.
Les limites de la gestion de la mobilité d’entreprise : la sécurité au cœur des problématiques
Des risques importants pour l’entreprise
Comme le démontre l’infographie ci-dessus, les appareils mobiles sont au cœur d’une véritable problématique sécuritaire. Si l’on peut difficilement nier les bénéfices à mettre en place une gestion de la mobilité en entreprise, il n’en reste pas moins que certaines limites à ce type de système, notamment concernant la sécurité, sont bien réelles et les risques inhérents à ces applications sont nombreux. On peut notamment citer entre autres :
- Les risques de vols ou de perte des appareils mobiles
- Les risques d’attaques de virus ou de malwares
- Les risques inhérents à l’appareil lui-même, fragilisant le réseau interne
- Les risques concernant l’accès facilité à des informations sensibles par un tiers
- Les risques d’accès au réseau interne par des hackers toujours plus confirmés
Ces risques sont d’autant plus importants que les informations présentes sur les appareils ou sur le réseau sont sensibles : mots de passe, informations clients, chiffres confidentiels, accès à des informations d’ordre personnel comme des numéros de carte bleue par exemple etc… Les coûts de ce type de failles de sécurité peuvent rapidement s’élever à des sommes importantes et devenir un handicap sérieux pour l’entreprise.
Par ailleurs, les attaques de virus ou de malwares sont de plus en plus perfectionnées d’où la complication à s’en prévenir. Il est donc absolument essentiel dans le cadre d’une gestion de la mobilité de mettre en place des systèmes sécuritaires performants et étudiés en fonction des utilisations.
Le BYOD remis en question
Comme nous l’avions évoqué précédemment, la mise en place dans ce cadre d’une solution BYOD c’est-à-dire permettant à chaque employé d’utiliser son propre smartphone personnel, est une solution que l’on peut qualifier de peu fiable. En ayant que des appareils qui appartiennent à l’entreprise, cela exclut automatiquement du réseau sécurisé tout autre appareil non reconnu. Mais dans le cadre d’un système de BYOD, les choses sont un peu plus compliquées. En effet, non seulement le contrôle est bien moins évident mais la probabilité que des informations sensibles soient communiquées sur un réseau public est également plus inquiétante.
Les bonnes pratiques pour garantir une sécurité mobile optimale
Alors comment se prémunir des attaques et des menaces sur les appareils mobiles pour assurer la pérennité de la gestion de la mobilité ? Quelques actions sont indispensables pour se prémunir des risques sécuritaires :
1) L’éducation des salariés
La première chose à faire lorsque l’on met à disposition du matériel mobile d’entreprise à ses salariés, est de leur fournir une réelle formation sur les bonnes utilisations et sur les gestes recommandés lors de leurs utilisations afin d’éviter les vols ou les attaques de malwares :
- Ne pas se connecter sur des réseaux publics
- Fermer correctement ses applications lorsque celles-ci ne sont plus utilisées
- Toujours garder son smartphone avec soi ou encore utiliser des antivols adaptés sur ces appareils mobiles.
Ce rappel des bonnes pratiques permettra d’impliquer les utilisateurs dans leur relation vis-à-vis de la sécurité de l’entreprise, et permettra également de faire une piqure de rappel sur des gestes simples à mettre en place mais pourtant loin d’être anodins.
2) Limiter le nombre d’applications
Une autre bonne pratique est celle de limiter le nombre d’applications que l’on proposera aux employés pour éviter les brèches de sécurité éventuelles. Un nombre limité d’applications permettra de renforcer le contrôle vis-à-vis des utilisations. Dans ce cadre, veillez également à choisir des applications multiplateformes qui pourront s’adapter non seulement aux smartphones mais également aux tablettes et aux ordinateurs portables. Cela évitera notamment l’accumulation inutiles d’applications distinctes pour chaque appareil.
3) Choisir des appareils à plus grande capacité de mémoire
Idéalement, des appareils à plus grande capacité de mémoire seront plus adaptables sur le long terme. Ainsi, vous garderez de l’espace pour faire les mises à jour indispensables régulièrement. Vous bénéficierez de ce fait d’une plus grande flexibilité et éviterez ainsi l’obsolescence précoce de votre parc mobile.
4) Suivre l’utilisation en temps réel
Afin de repérer des attaques sur le réseau, nous vous conseillons vivement de mettre en place un système de surveillance notamment sur votre bande passante. Le fait de piloter les différentes utilisations à distance permettra de détecter plus rapidement une utilisation anormale sur le réseau et vous permettra également d’analyser régulièrement le ROI de vos investissements mobiles.
5) Penser à des solutions antivols
Il existe des applications qui permettent de bloquer un appareil ou d’isoler un utilisateur en cas de vol de l’appareil afin de prévenir une faille de sécurité encore plus importante. Ces solutions peuvent être d’une grande aide afin de limiter les dégâts et les coûts que pourrait représenter une attaque fructueuse ou un vol.
